VeriFactu para autónomos — qué es, cuándo y qué hacer

1. Qué es VeriFactu (sin jerga)

Seguro que llevas meses oyendo hablar de VeriFactu. En las noticias, en Twitter, en el grupo de WhatsApp de autónomos. Y seguro que cada vez que lees algo, te quedas igual o peor. Vamos a arreglar eso.

VeriFactu es, en esencia, una norma técnica que dice lo siguiente: el programa que uses para hacer facturas tiene que garantizar que, una vez emitida una factura, nadie pueda modificarla ni borrarla sin dejar huella. Punto. Eso es todo.

No es un nuevo impuesto. No es un modelo que tengas que presentar. No cambia las reglas del IVA ni del IRPF. Lo que cambia es la herramienta con la que haces tus facturas. Tu Excel de toda la vida, tu Word con una plantilla bonita, esa hoja de Google Sheets donde apuntas todo... nada de eso va a servir a partir de julio de 2027.

El nombre técnico oficial es «Reglamento de Requisitos de los Sistemas Informáticos de Facturación», que forma parte del Real Decreto 1007/2023. Pero todos lo llamamos VeriFactu porque la AEAT (Agencia Tributaria) bautizó así al sistema de envío voluntario en tiempo real. Con el tiempo, el nombre se ha pegado a toda la normativa.

2. Por qué lo ha creado Hacienda

La razón es directa: luchar contra el fraude fiscal. En España se estima que la economía sumergida ronda el 20-25% del PIB. Parte de ese fraude se ejecuta con «software de doble uso»: programas que permiten borrar ventas, emitir facturas en negro o modificar registros después de cerrar la caja.

Con VeriFactu, eso se acaba. Si tu programa cumple la norma, cada factura que emites queda sellada con un código criptográfico (un «hash») que la enlaza con la factura anterior, como los eslabones de una cadena. Si alguien intenta borrar o modificar una factura intermedia, la cadena se rompe y es detectable.

Esto no es exclusivo de España. Francia, Italia y Portugal ya tienen sistemas similares. España llega un poco tarde, pero el modelo es parecido al SII (Suministro Inmediato de Información) que ya usan las grandes empresas desde 2017. VeriFactu es, en cierto modo, la extensión de ese control a todos los autónomos y pymes. Esto afecta directamente a las declaraciones que ya presentas, como el modelo 303 de IVA, ya que el software con el que generas las facturas que alimentan esas declaraciones debe cumplir la norma.

3. Calendario: quién y cuándo

Este es el punto que más confusión genera, porque hay tres fechas diferentes para tres colectivos distintos:

Fíjate en el detalle: los desarrolladores ya deberían tener todo listo. Si tu programa de facturación actual no ha anunciado nada sobre VeriFactu, es una señal de alarma. O no se han enterado, o no van a adaptarse.

4. Qué cambia en tu día a día

Vamos a lo práctico. Si hoy eres un autónomo que factura con Excel, Word o cualquier herramienta casera, esto es lo que cambia:

Lo que desaparece

• Facturas en Excel o Word: no cumplen ninguno de los requisitos técnicos. Ni cadena de hash, ni firma digital, ni código QR. Lee más sobre por qué Excel ya no vale.
• Numerar facturas a mano: el software controlará la numeración secuencial obligatoria. No podrás saltarte números ni dejar huecos.
• Borrar facturas emitidas: si te equivocas, tendrás que emitir una factura rectificativa. El registro original permanece intacto.
• Modificar importes después de emitir: cada cambio queda registrado como un evento nuevo en la cadena.

Lo que aparece

• Código QR en cada factura: tus clientes (y Hacienda) podrán escanearlo para verificar que la factura es auténtica y no ha sido manipulada.
• Cadena de hash: cada factura incluye un código criptográfico que la vincula con la anterior. Es como un blockchain privado de tus facturas.
• Firma digital del software: el programa firma cada registro para demostrar que se generó con software certificado.
• Identificación «VeriFactu» o «no VeriFactu»: cada factura indicará si los datos se enviaron a la AEAT en tiempo real o no.

5. Dos modos: VeriFactu vs no-VeriFactu

Aquí viene un matiz importante que casi nadie explica bien. La normativa establece dos formas de cumplir, y ambas son legales:

Modo VeriFactu (envío en tiempo real)

Tu software envía los datos de cada factura a la AEAT en el momento de emitirla (o en un plazo muy breve). Hacienda recibe un registro de cada factura prácticamente al instante. Es como el SII que ya usan las grandes empresas, pero adaptado a autónomos y pymes.

Ventajas:

• Hacienda tiene toda tu información en tiempo real, así que hay menos probabilidad de que te pidan documentación adicional o te hagan comprobaciones.
• Las facturas llevan una leyenda que dice «Factura verificable en la sede electrónica de la AEAT», lo que genera más confianza en tu cliente.
• Si algún día hay una inspección, tus datos ya están en los servidores de Hacienda. No hay nada que aportar.

Modo no-VeriFactu (almacenamiento local seguro)

Tu software NO envía las facturas a la AEAT en tiempo real, pero sí genera la cadena de hash, la firma digital y todos los registros inalterables. Los datos se guardan en tu ordenador o en la nube del programa, y están disponibles si Hacienda los pide en una inspección.

La diferencia clave: en una inspección, Hacienda puede exigirte que exportes todos los registros y se los entregues. Si usas el modo VeriFactu, no necesitan pedirte nada porque ya lo tienen.

6. Ejemplo práctico

Para que todo esto deje de ser abstracto, veamos cómo funciona en la práctica. Imagina que eres Lucía, diseñadora web freelance en Valencia.

7. Sanciones por no cumplir

Aquí viene la parte que nadie quiere leer, pero que necesitas conocer. Las sanciones las establece la Ley 11/2021 (ley antifraude) y son considerables:

• Usar software no certificado: multa de hasta 50.000 EUR por ejercicio fiscal. Esta es la sanción gorda, pensada para empresas que usen software de doble uso a propósito.
• Emitir facturas sin los requisitos (sin QR, sin hash, sin firma): hasta 150 EUR por factura. Si emites 200 facturas al año, hablamos de 30.000 EUR potenciales.
• No conservar los registros: la normativa exige que guardes todos los registros de facturación durante el período de prescripción (4 años). No tenerlos puede acarrear sanciones adicionales.

Dicho esto, hay que ser realistas. La AEAT necesitará tiempo para poner en marcha la maquinaria de inspección y es probable que los primeros meses haya un período de gracia informal. Pero «probable» no es «seguro», y tu tranquilidad como autónomo vale más que esa apuesta.

8. La app gratuita de la AEAT

Hacienda ha anunciado que pondrá a disposición de autónomos y microempresas una aplicación gratuita de facturación que cumplirá con VeriFactu. La idea es que nadie pueda decir «no cumplo porque las herramientas cuestan dinero».

Lo que sabemos hasta ahora:

• Será una aplicación web accesible desde la sede electrónica de la AEAT.
• Permitirá emitir facturas, generar el QR, la cadena de hash y enviar los datos a la AEAT.
• Será básica: no esperes automatización de IVA trimestral, previsiones de IRPF, importación de gastos bancarios ni nada parecido.
• No se ha confirmado una app móvil, aunque es posible que la web sea responsive.

9. VeriFactu vs factura electrónica — no son lo mismo

Esta es la confusión más común de todas. VeriFactu y la factura electrónica obligatoria son dos normativas distintas con objetivos diferentes:

En la práctica, un buen programa de facturación cumplirá ambas normativas a la vez, así que no necesitarás preocuparte por «tener dos sistemas». Pero conceptualmente son cosas diferentes. Si quieres profundizar, tenemos un artículo completo sobre la factura electrónica obligatoria.

10. Cómo prepararte ahora (sin agobios)

Falta más de un año para julio de 2027. No necesitas hacer nada mañana, pero sí conviene ir preparándote con calma. Aquí va un plan sensato:

Si ya usas un programa de facturación

1. Pregunta a tu proveedor: «¿Vuestro software cumplirá con VeriFactu antes de julio de 2027?». Si la respuesta es vaga o evasiva, empieza a mirar alternativas.
2. Verifica que genere cadena de hash: algunos programas ya lo hacen aunque no sea obligatorio. Es buena señal.
3. No hagas nada más por ahora: si tu programa confirma que estará listo, relájate y sigue facturando como siempre.

Si usas Excel, Word o plantillas manuales

1. Acepta que vas a necesitar un cambio: no hay forma de que Excel cumpla con VeriFactu. Es el momento de dar el paso.
2. Exporta tus datos actuales: copia tus facturas a CSV o guarda los PDFs. Cualquier programa decente te permitirá importar el histórico. Lee nuestra guía sobre cómo migrar desde Excel.
3. Elige un programa: compara opciones en nuestra comparativa de programas de facturación. Busca uno que ya confirme cumplimiento con VeriFactu.
4. Empieza a usarlo cuanto antes: no esperes a julio de 2027. Si empiezas ahora, para cuando sea obligatorio ya llevarás un año de histórico limpio y no tendrás que migrar nada bajo presión. Si todavía estás en proceso de darte de alta como autónomo, es el momento perfecto para empezar directamente con un programa que cumpla.